Was macht man in diesem Beruf?

Die Studierendenverwaltung begleitet den gesamten Weg von der Bewerbung bis zur Exmatrikulation. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter prüfen Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und Zugangsberechtigung, berechnen Durchschnittsnoten und Wartezeiten, führen Zulassungsverfahren in zulassungsbeschränkten Studiengängen durch und erstellen Bescheide. Sie schreiben Studierende ein, bearbeiten Rückmeldungen, Beurlaubungen, Studiengangwechsel und Exmatrikulationen und prüfen die Zahlung von Semesterbeiträgen. In Prüfungssekretariaten kommen Prüfungsanmeldungen, Notenverbuchung, Anerkennung von Leistungen, Zeugnisse und Urkunden hinzu. Grundlage sind Hochschulgesetz, Einschreibe- und Zulassungsordnungen sowie Prüfungsordnungen, die sicher ausgelegt und angewendet werden müssen. Bei ausländischen Zeugnissen wird die Bewertung der Abschlüsse geprüft, teils in Zusammenarbeit mit externen Stellen.

Arbeitsalltag

Der Großteil der Arbeit findet am Bildschirm statt, in Campus-Management-Systemen wie HISinOne oder vergleichbaren Programmen, dazu E-Mail, Telefon und Aktenbearbeitung. Feste Sprechzeiten am Servicetresen oder im Studierendenservice gehören in vielen Hochschulen dazu, ebenso Beratungen per Telefon und Ticketsystem. Die Arbeitszeiten liegen tagsüber, meist in Gleitzeit, Schicht- oder Nachtarbeit gibt es nicht. Der Arbeitsanfall folgt dem Semesterrhythmus: Rund um Bewerbungsfristen, Zulassungsrunden, Einschreibung und Semesterbeginn entstehen deutliche Spitzen mit hohem Zeitdruck und vielen Anfragen, in der vorlesungsfreien Zeit ist es ruhiger. Die Arbeit verlangt Genauigkeit, weil Bescheide rechtlich angreifbar sind, und Geduld im Umgang mit Menschen, die unter Druck stehen. Englischkenntnisse werden häufig erwartet, da viele internationale Studierende betreut werden. Zusammengearbeitet wird mit Fachbereichen, Prüfungsausschüssen, dem International Office und der IT.

Perspektiven

Hochschulen sind stabile Arbeitgeber, Stellen werden regelmäßig ausgeschrieben, allerdings teils befristet, etwa in Projekten oder Vertretungen. Die Digitalisierung von Bewerbungs- und Prüfungsprozessen verändert die Tätigkeit: Wer Campus-Management-Systeme gut beherrscht, Prozesse mitgestaltet oder Online-Verfahren betreut, ist gefragt. Entwicklungsmöglichkeiten bestehen in der Leitung eines Teams oder Sachgebiets, in der Spezialisierung auf Zulassungsverfahren, internationale Bewerbungen oder Prüfungsrecht sowie in der Fachbereichsorganisation oder Studiengangskoordination. Mit Verwaltungslehrgängen oder einem Studium der öffentlichen Verwaltung sind höhere Entgeltgruppen erreichbar.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die körperlichen Anforderungen sind gering: Es wird überwiegend im Sitzen gearbeitet, Heben beschränkt sich auf Akten. Zentral sind dauerhafte Bildschirmarbeit, Lesen umfangreicher Unterlagen, Telefonate und Kundenkontakt in Sprechzeiten. Für Menschen mit Seh- oder Hörbeeinträchtigungen können Vergrößerungssoftware, Braillezeile, Screenreader, Headsets mit Verstärkung oder Induktionsanlagen am Tresen helfen; wichtig ist, dass das eingesetzte Campus-Management-System damit bedienbar ist, was vorab mit der IT geklärt werden sollte. Die Belastungsspitzen im Semesterrhythmus lassen sich durch Arbeitsorganisation abfedern, etwa durch verteilte Zuständigkeiten, ruhige Einzelbüros oder Tätigkeiten mit weniger Publikumsverkehr wie Nachbearbeitung und Bescheiderstellung. Hochschulen sind als öffentliche Arbeitgeber verpflichtet, schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber zum Vorstellungsgespräch einzuladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt, und verfügen über eine Schwerbehindertenvertretung. Mobiles Arbeiten ist in vielen Hochschulen für Teile der Sachbearbeitung möglich.