Was macht man in diesem Beruf?

Kaufleute für Büromanagement halten den Bürobetrieb eines Unternehmens oder einer Verwaltung am Laufen. Sie bearbeiten Post und E-Mails, schreiben Briefe und Angebote, führen Termine und Ablagen, beschaffen Büromaterial und betreuen Anfragen von Kunden, Lieferanten oder Bürgern. Je nach Betrieb kommen kaufmännische Kernaufgaben hinzu: Aufträge erfassen, Rechnungen schreiben und prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Daten für die Buchhaltung vorbereiten oder Personalakten führen. In der Ausbildung wählen die Auszubildenden zwei Wahlqualifikationen, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Einkauf und Logistik oder öffentliche Finanzwirtschaft. Dadurch fallen die Tätigkeiten von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich aus.

Arbeitsalltag

Der größte Teil der Arbeit findet am Bildschirm statt. Gearbeitet wird mit Office-Programmen, ERP-Systemen wie SAP, Dokumentenmanagement und in Behörden mit Fachverfahren der Verwaltung. Dazu kommen Telefonate, Besprechungen und je nach Stelle Kontakt mit Kunden oder Besuchern am Empfang. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und liegen tagsüber an Werktagen, Schichtdienst ist selten. Viele Betriebe bieten Gleitzeit, Teilzeit und teilweise mobiles Arbeiten an. Körperlich ist der Beruf wenig belastend, langes Sitzen und konzentrierte Bildschirmarbeit sind aber die Regel. Zeitdruck entsteht vor allem bei Fristen, etwa zum Monats- oder Jahresabschluss, bei vielen gleichzeitigen Anfragen oder wenn Vorgesetzte kurzfristig Unterlagen benötigen. Unterbrechungen durch Telefon und Nachfragen gehören zum Alltag.

Perspektiven

Kaufleute für Büromanagement werden in fast allen Branchen gebraucht, in Industrie, Handel, Handwerk, Dienstleistung und im öffentlichen Dienst. Die Digitalisierung verändert den Beruf: Routinearbeiten wie Ablage und Datenerfassung werden zunehmend automatisiert, während Aufgaben in der Prozessorganisation, Sachbearbeitung und Koordination an Gewicht gewinnen. Nach einigen Jahren Berufserfahrung sind Weiterbildungen möglich, etwa zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Wirtschaftsfachwirt, zum Personalfachkaufmann oder zum Bilanzbuchhalter. Im öffentlichen Dienst führt der Verwaltungslehrgang II zur Qualifikation als Verwaltungsfachwirt. Mit Hochschulzugangsberechtigung kommt ein Studium der Betriebswirtschaft oder öffentlichen Verwaltung in Frage.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Der Beruf verlangt wenig Heben, Tragen oder Gehen und lässt sich überwiegend im Sitzen ausüben. Entscheidend sind dauerhafte Bildschirmarbeit, Lesen von Dokumenten, Tastaturarbeit und häufig Telefonieren. Für diese Anforderungen gibt es bewährte Hilfsmittel: Vergrößerungssoftware, Screenreader und Braillezeilen bei Sehbehinderung, Telefonverstärker, Headsets mit Hörgerätekopplung oder schriftliche Kommunikationswege bei Hörbehinderung, Spracherkennung, Spezialtastaturen und ergonomische Mäuse bei eingeschränkter Feinmotorik sowie höhenverstellbare Tische und ergonomische Stühle. Wichtig ist, vor dem Einsatz zu prüfen, ob die verwendeten Fachprogramme barrierefrei mit Hilfsmitteln zusammenarbeiten. Die Kosten für technische Arbeitshilfen und eine Arbeitsassistenz kann das Integrations- bzw. Inklusionsamt übernehmen, Leistungen zur Teilhabe und Eingliederungszuschüsse kommen von der Agentur für Arbeit oder der Rentenversicherung. Die Ausbildung ist auch in Berufsbildungswerken möglich, die auf Teilnehmende mit Behinderung eingestellt sind. Öffentliche Arbeitgeber, die viele Stellen in diesem Beruf anbieten, müssen schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt.