Was macht man in diesem Beruf?

Bürokaufleute sorgen dafür, dass die Verwaltung eines Unternehmens, einer Behörde oder eines Verbands funktioniert. Seit 2014 heißt der Ausbildungsberuf offiziell Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement; in Stellenanzeigen sind Bezeichnungen wie Bürosachbearbeitung, Büroangestellte oder Büromanagement üblich. Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung von Post und E-Mails, das Erstellen von Schreiben und Tabellen, die Terminplanung, die Bestellung von Material und Ausstattung, die Prüfung und Erfassung von Rechnungen sowie die Führung von Akten, zunehmend in elektronischer Form. In größeren Organisationen kommen Aufgaben aus Personalverwaltung, Haushalt, Beschaffung oder Liegenschaften hinzu. In kleinen Dienststellen, etwa einem Ortsverband oder einer Außenstelle, laufen dagegen oft alle Verwaltungsaufgaben bei einer Person zusammen.

Arbeitsalltag

Der Arbeitstag findet fast vollständig am Schreibtisch statt. Gearbeitet wird mit Office-Programmen, E-Mail, Telefon und je nach Arbeitgeber mit Fachverfahren wie SAP, einer E-Akte oder einem Haushaltsprogramm. Typisch sind feste Bürozeiten von Montag bis Freitag, im öffentlichen Dienst häufig mit Gleitzeit und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten. Schicht- oder Nachtarbeit kommt kaum vor. Belastend können viele parallele Anfragen, Unterbrechungen durch Telefon und Besuch sowie Fristen etwa zum Monats- oder Jahresabschluss sein. Kontakt besteht zu Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten, Lieferanten, Bürgerinnen und Bürgern oder ehrenamtlichen Kräften. Körperlich wird wenig verlangt; gelegentlich müssen Aktenordner, Papierkartons oder Materiallieferungen getragen und Lager- oder Ausstattungsräume betreten werden.

Perspektiven

Büroberufe werden in nahezu allen Branchen gebraucht, die Nachfrage ist breit gestreut und stabil. Die Digitalisierung verändert die Arbeit: Routinetätigkeiten wie Ablage und Datenerfassung werden weniger, Sachbearbeitung, Koordination und der Umgang mit Fachsoftware wichtiger. Weiterbilden kann man sich zum Fachwirt oder zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation, zur Betriebswirtin oder zum Betriebswirt sowie in Bereichen wie Personal, Buchhaltung oder Assistenz. Im öffentlichen Dienst eröffnen der Verwaltungslehrgang I und II den Weg in höhere Entgeltgruppen und in die Sachbearbeitung mit mehr Verantwortung.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Der Beruf gilt als gut anpassbar, weil er überwiegend sitzend am Bildschirm ausgeübt wird und selten an Schichtarbeit oder Führerschein gebunden ist. Die wichtigsten Anforderungen sind längere Bildschirmarbeit, sicheres Lesen und Schreiben, häufiges Telefonieren, der Umgang mit wechselnden Anfragen und gelegentliches Tragen von Akten oder Material. Für viele dieser Anforderungen gibt es bewährte Lösungen: höhenverstellbare Tische und ergonomische Stühle, Vergrößerungssoftware, Screenreader und Braillezeilen, Telefonverstärker oder Headsets mit Hörsystemanbindung, Spracherkennung statt Tastatur sowie barrierefreie Fachsoftware. Technische Arbeitshilfen und eine Arbeitsassistenz fördert das Integrations- bzw. Inklusionsamt, bei Ausbildung oder Umschulung sind die Agentur für Arbeit oder die Rentenversicherung als Reha-Träger zuständig. Öffentliche Arbeitgeber, die in diesem Beruf viele Stellen anbieten, müssen schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerbende nach § 165 SGB IX zum Vorstellungsgespräch einladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt. Die Schwerbehindertenvertretung unterstützt bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes, und bei längerer Krankheit greift das Betriebliche Eingliederungsmanagement.