Was macht man in diesem Beruf?

Teamassistenten unterstützen eine Gruppe von Beschäftigten, eine Abteilungsleitung oder ein Projektteam bei der Organisation und Verwaltung. Sie halten den Ablauf im Büro zusammen: Sie planen Termine und Besprechungen, schreiben Protokolle, bereiten Präsentationen und Berichte vor, bestellen Material und organisieren Dienstreisen. Je nach Einsatzbereich kommen fachliche Aufgaben hinzu, etwa die Koordination von Aufträgen in der Logistik, die Pflege von Datenbanken, das Nachhalten von Projektterminen in einem Project Management Office oder die Zuarbeit für die Verwaltungsleitung in Behörden und Hochschulen. Der Beruf liegt zwischen klassischem Sekretariat und Sachbearbeitung.

Arbeitsalltag

Der größte Teil der Arbeit findet am Bildschirm statt. Gearbeitet wird mit E-Mail- und Kalenderprogrammen, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, oft auch mit ERP-Systemen, Ticket- oder Projektwerkzeugen. Telefonate, Rückfragen von Kollegen und Abstimmungen mit Kunden, Lieferanten oder anderen Abteilungen unterbrechen die Arbeit häufig, sodass mehrere Vorgänge parallel laufen. Vor Sitzungen, Fristen oder Projektmeilensteinen entsteht Zeitdruck. Die Arbeitszeiten sind meist regulär und tagsüber, Gleitzeit ist verbreitet, Teilzeit wird häufig angeboten. Viele Arbeitgeber ermöglichen tageweise Homeoffice, da sich ein Großteil der Aufgaben digital erledigen lässt. Schichtarbeit gibt es kaum, gelegentlich fallen längere Tage bei Veranstaltungen oder Abschlussarbeiten an. Körperlich ist die Tätigkeit wenig belastend; gelegentlich werden Aktenordner, Papierkartons oder Material für Besprechungen getragen.

Perspektiven

Teamassistenzen werden in nahezu allen Branchen gesucht, in Unternehmen ebenso wie im öffentlichen Dienst, an Hochschulen und in Verbänden. Mit wachsender Erfahrung lassen sich Schwerpunkte setzen, etwa in der Projektassistenz, im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in der Sachbearbeitung eines Fachbereichs. Weiterbildungen zum Geprüften Wirtschaftsfachwirt, zum Fachkaufmann für Büro- und Projektorganisation oder zur Geprüften Fachkraft für Projektmanagement eröffnen Aufstiegsmöglichkeiten. Die Digitalisierung verändert den Beruf: Routineaufgaben wie Ablage und Terminabsprachen werden automatisiert, gefragt sind dafür Koordination, Datenpflege und sicherer Umgang mit Software.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die Tätigkeit verlangt vor allem lange Bildschirmarbeit, Konzentration bei häufigen Unterbrechungen, Telefon- und Kundenkontakt sowie das Einhalten von Fristen. Heben, längeres Stehen oder weite Wege spielen eine geringe Rolle, und ein Führerschein wird selten verlangt. Viele Einschränkungen lassen sich mit Hilfsmitteln ausgleichen: Vergrößerungssoftware, Screenreader und Braillezeile bei Sehbeeinträchtigungen, Headsets mit Verstärkung oder Telefonie mit Untertitelung bei Hörbeeinträchtigungen, Spracherkennung, ergonomische Tastaturen und höhenverstellbare Tische bei motorischen Einschränkungen. Wichtig ist, dass die eingesetzte Software barrierefrei bedienbar ist. Wer Ruhe zum Arbeiten braucht, profitiert von einem Einzelbüro, festen Telefonzeiten oder Homeoffice-Anteilen. Technische Arbeitshilfen und Arbeitsassistenz fördert das Integrations- bzw. Inklusionsamt, bei Neueinstellung kann die Agentur für Arbeit einen Eingliederungszuschuss zahlen. Gute Bedingungen bieten häufig öffentliche Arbeitgeber, die schwerbehinderte Bewerber bei fachlicher Eignung zum Vorstellungsgespräch einladen müssen.