Was macht man in diesem Beruf?

Sekretärinnen und Sekretäre halten einer Führungskraft, einem Team oder einer Einrichtung den Rücken frei. Sie führen Terminkalender, bereiten Besprechungen vor, schreiben Briefe, Protokolle und Berichte und legen Vorgänge digital und in Papierform ab. Je nach Arbeitgeber kommen besondere Aufgaben hinzu: Im Krankenhaus schreiben sie Arztbriefe nach Diktat, vergeben Sprechstundentermine und verwalten Patientenakten. An einer Hochschule betreuen sie Studierende und Lehrbeauftragte, organisieren Prüfungen, pflegen Lehrveranstaltungen im Campus-System und rechnen Dienstreisen und Drittmittel ab. In Behörden und Verbänden geht es oft um Vorlagen für Gremien, Fristenkontrolle und die Verwaltung von Haushaltsmitteln.

Arbeitsalltag

Die Arbeit findet fast vollständig am Bildschirm und am Telefon statt. Üblich sind Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail- und Kalenderprogramme sowie fachspezifische Software, etwa ein Krankenhausinformationssystem oder ein Dokumentenmanagementsystem. Ein großer Teil des Tages besteht aus Unterbrechungen: Anrufe, Rückfragen von Kolleginnen und Kollegen, Besucher am Empfang. Wer gut priorisiert und auch bei mehreren parallelen Anliegen den Überblick behält, kommt in diesem Beruf zurecht. Die Arbeitszeiten liegen meist tagsüber an Werktagen, häufig mit Gleitzeit. Vor Sitzungen, Prüfungsphasen, Semesterbeginn oder Fristen entsteht Zeitdruck, gelegentlich auch Mehrarbeit. Schicht- und Nachtdienst gibt es im klassischen Sekretariat kaum, in Kliniken kann jedoch eine Besetzung des Sekretariats in Randzeiten verlangt werden. Teilzeitstellen sind verbreitet, teilweise ist mobiles Arbeiten möglich, sofern keine Präsenz am Empfang erforderlich ist.

Perspektiven

Sekretariate gibt es in nahezu allen Branchen, besonders viele Stellen bieten Krankenhäuser, Hochschulen, Behörden und soziale Träger. Durch die Digitalisierung verschiebt sich das Aufgabenfeld: Reine Schreibarbeit nimmt ab, Organisation, Sachbearbeitung und Projektkoordination nehmen zu. Mit Erfahrung ist der Wechsel in ein Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat, in die Teamassistenz oder in die Sachbearbeitung möglich. Fortbildungen etwa zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder zur Fachkraft für medizinische Dokumentation eröffnen höhere Eingruppierungen und eigenständigere Aufgaben.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Der Beruf ist körperlich wenig belastend: Schweres Heben kommt selten vor, gelegentlich müssen Aktenstapel oder Postkisten getragen werden. Die Hauptanforderungen sind langes Sitzen, ausdauernde Bildschirmarbeit, sicheres Sehen und Hören am Telefon sowie Konzentration trotz häufiger Unterbrechungen. Viele dieser Anforderungen lassen sich mit Hilfsmitteln gut ausgleichen: Vergrößerungssoftware, Screenreader und Braillezeile, Spracherkennung statt Tastatur, Headsets mit Verstärkung oder Telefondienste mit Untertitelung sowie höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Eingabegeräte. Wichtig ist, dass die eingesetzte Fachsoftware mit solchen Hilfsmitteln kompatibel ist, was vor Arbeitsantritt geprüft werden sollte. Bei starker Belastung durch Publikumsverkehr kann eine Arbeitsteilung helfen, bei der Empfang und Telefon von anderen übernommen werden. Das Integrations- bzw. Inklusionsamt fördert technische Arbeitshilfen und Arbeitsassistenz, die Agentur für Arbeit oder die Rentenversicherung sind Ansprechpartner für Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben. Öffentliche Arbeitgeber wie Kliniken in kommunaler Trägerschaft, Hochschulen und Behörden müssen schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber grundsätzlich zum Vorstellungsgespräch einladen.