Was macht man in diesem Beruf?

Assistentinnen und Assistenten entlasten eine Führungskraft, eine Abteilung oder einen Geschäftsbereich von organisatorischen und administrativen Aufgaben. Je nach Stelle steht die Assistenz einer Geschäftsführung, einer Objektleitung in der Gebäudebewirtschaftung, einer Forschungsabteilung oder eines Projektbereichs im Vordergrund. Zu den Kernaufgaben gehören Terminplanung, Korrespondenz, die Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen, das Führen von Protokollen sowie die Organisation von Dienstreisen. Hinzu kommen oft kaufmännische Tätigkeiten wie das Prüfen von Rechnungen, das Überwachen von Budgets oder das Pflegen von Daten in Verwaltungs- und ERP-Systemen. In wissenschaftlichen Einrichtungen betreuen Assistenzkräfte zusätzlich Gastwissenschaftler, Personalvorgänge und Drittmittelverwaltung, häufig auf Englisch.

Arbeitsalltag

Der Arbeitstag findet fast vollständig im Büro am Bildschirm statt, mit Office-Programmen, E-Mail, Kalendersystemen und Telefon. Ein großer Teil der Zeit geht in Abstimmungen: mit der Leitung, mit Kolleginnen und Kollegen, mit Kunden, Dienstleistern oder Behörden. Die Arbeit ist oft kleinteilig und wird häufig unterbrochen, weil Anfragen kurzfristig eingehen und Prioritäten sich ändern. Vor Sitzungen, Fristen oder Veranstaltungen entsteht Zeitdruck. Die Arbeitszeiten liegen meist im Rahmen üblicher Bürozeiten, Gleitzeit ist verbreitet; in der Assistenz einer Geschäftsleitung kann gelegentlich Mehrarbeit anfallen. Teilzeit und anteiliges mobiles Arbeiten sind in vielen Betrieben möglich, weil viele Aufgaben digital erledigt werden. Diskretion ist wichtig, da Assistenzkräfte Einblick in vertrauliche Personal- und Geschäftsvorgänge haben.

Perspektiven

Assistenzkräfte werden in nahezu allen Branchen gebraucht, von Unternehmen über Verbände bis zu Hochschulen, Forschungsinstituten und Behörden. Routineaufgaben wie einfache Ablage oder Terminabsprachen werden zunehmend durch Software übernommen; gefragt bleiben Organisationstalent, Koordination und fachliches Verständnis für den jeweiligen Bereich. Mit Erfahrung ist der Aufstieg zur Assistenz der Geschäftsführung, zur Büroleitung oder zur Referentin bzw. zum Referenten möglich. Weiterbildungen wie Geprüfte Management-Assistenz, Wirtschaftsfachwirt oder im öffentlichen Dienst der Verwaltungslehrgang eröffnen höhere Eingruppierungen. Auch eine Spezialisierung auf Projektassistenz, Personalwesen oder Veranstaltungsorganisation ist verbreitet.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die Tätigkeit ist körperlich wenig belastend: Schweres Heben, langes Stehen und weite Wege kommen selten vor, gelegentlich sind Akten oder Material zu tragen oder Besprechungsräume vorzubereiten. Entscheidend sind dagegen lange Bildschirmarbeit, häufiges Telefonieren, viel Kontakt mit Menschen sowie Konzentration bei vielen Unterbrechungen und wechselnden Fristen. Für diese Anforderungen gibt es bewährte Lösungen: höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle, große Monitore, Vergrößerungssoftware, Screenreader mit Braillezeile, Spracherkennung, Headsets mit Hörverstärkung oder Telefonie mit Untertiteln. Hilfreich sind außerdem feste Zuständigkeiten, klar abgesprochene Prioritäten und die Möglichkeit, konzentrierte Aufgaben ungestört oder im Homeoffice zu erledigen. Das Integrations- bzw. Inklusionsamt fördert technische Arbeitshilfen und kann eine Arbeitsassistenz finanzieren, die Agentur für Arbeit unterstützt Einstellungen über Leistungen zur Teilhabe und Eingliederungszuschüsse. Da viele Assistenzstellen im öffentlichen Dienst und in Forschungseinrichtungen ausgeschrieben sind, ist die Pflicht öffentlicher Arbeitgeber zur Einladung schwerbehinderter Bewerberinnen und Bewerber zum Vorstellungsgespräch nach § 165 SGB IX hier besonders relevant.