Was macht man in diesem Beruf?

Öffentliche Auftraggeber dürfen Aufträge nicht frei vergeben, sondern müssen sie nach festen Regeln ausschreiben. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Vergabe sorgen dafür, dass diese Verfahren korrekt ablaufen. Sie wählen je nach Auftragswert und Art der Leistung die passende Verfahrensart, etwa eine öffentliche Ausschreibung, eine beschränkte Ausschreibung oder ein Verhandlungsverfahren. Maßgeblich sind das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, die Vergabeverordnung, die Unterschwellenvergabeordnung und für Bauleistungen die VOB/A. Viele Stellen sind auf einen Bereich spezialisiert, zum Beispiel auf Bauleistungen, auf Planerleistungen von Architektur- und Ingenieurbüros oder auf Liefer- und Dienstleistungen.

Arbeitsalltag

Der Alltag findet überwiegend am Bildschirm im Büro statt. Gemeinsam mit den Fachabteilungen, die einen Bedarf melden, werden Leistungsbeschreibungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien abgestimmt. Daraus entstehen die Vergabeunterlagen, die über elektronische Vergabeplattformen veröffentlicht werden, bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte auch europaweit. Während der Angebotsfrist beantworten Sachbearbeiter Bieterfragen schriftlich und für alle Teilnehmer gleich. Nach Fristende folgen die Öffnung der Angebote, die formale Prüfung, die Prüfung der Eignung und die Wertung nach den festgelegten Kriterien. Jeder Schritt wird in einem Vergabevermerk nachvollziehbar festgehalten, denn unterlegene Bieter können ein Verfahren vor der Vergabekammer überprüfen lassen. Zum Abschluss werden Absageschreiben versandt, der Zuschlag erteilt und die Vergabe bekannt gemacht.

Die Arbeitszeit liegt meist in der Kernzeit einer Gleitzeitregelung, Schichtdienst gibt es nicht. Belastend können Fristen sein: Veröffentlichungs-, Angebots- und Wartefristen sind gesetzlich vorgegeben, und mehrere Verfahren laufen parallel. Viel Abstimmung per Telefon, E-Mail und in Besprechungen gehört dazu, ebenso das Lesen umfangreicher Unterlagen und Rechtsvorschriften. Mobiles Arbeiten ist in vielen Verwaltungen möglich.

Perspektiven

Der Bedarf an Fachkräften im Vergabewesen ist hoch, da öffentliche Investitionen in Bau, Infrastruktur und Digitalisierung umfangreich sind und das Vergaberecht als anspruchsvoll gilt. Stellen gibt es bei Bund, Ländern, Kommunen, Hochschulen, Kliniken, Sozialversicherungsträgern und öffentlichen Unternehmen. Mit Erfahrung ist der Wechsel in eine zentrale Vergabestelle, in die Leitung eines Sachgebiets oder in die strategische Beschaffung möglich. Fortbildungen etwa zum Vergabemanager oder ein berufsbegleitendes Studium der Verwaltung oder des öffentlichen Rechts öffnen höher eingruppierte Stellen. Auch Beratungsunternehmen und Bieterfirmen suchen Fachleute mit Vergabekenntnissen.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die körperlichen Anforderungen sind gering: Es wird kaum gehoben, gestanden oder gegangen, Ortstermine sind selten. Entscheidend sind dauerhafte Bildschirmarbeit, konzentriertes Lesen langer Texte, sorgfältiges Arbeiten unter Fristdruck und Kommunikation mit Fachabteilungen und Bietern. Hilfreich sind ein ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Tisch, großen Monitoren oder Vergrößerungssoftware, Screenreader und Braillezeile sowie Spracherkennung. Bei Sehbehinderung sollte früh geprüft werden, ob die eingesetzte Vergabeplattform und das Dokumentenmanagement barrierefrei bedienbar sind. Weil Bieterfragen meist schriftlich beantwortet werden, lässt sich Telefonkontakt oft reduzieren. Technische Arbeitshilfen und Arbeitsassistenz fördert das Integrations- bzw. Inklusionsamt, Leistungen zur Teilhabe und Eingliederungszuschüsse die Agentur für Arbeit oder die Rentenversicherung als Reha-Träger. Öffentliche Arbeitgeber, die den Großteil der Stellen stellen, laden fachlich geeignete schwerbehinderte Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein und verfügen in der Regel über eine Schwerbehindertenvertretung.