Was macht man in diesem Beruf?

Hochschulen und Forschungseinrichtungen finanzieren einen großen Teil ihrer Projekte über Drittmittel, also Gelder, die nicht aus dem regulären Haushalt stammen. Geldgeber sind zum Beispiel die Deutsche Forschungsgemeinschaft, Bundesministerien, die Europäische Union, Stiftungen oder Unternehmen. Jeder Geldgeber hat eigene Regeln dazu, wofür das Geld ausgegeben werden darf, wie es abgerufen wird und wie die Verwendung nachzuweisen ist. Die Sachbearbeitung in der Drittmittelverwaltung sorgt dafür, dass diese Regeln eingehalten werden. Dazu gehören das Einrichten von Projektkonten, die Prüfung von Rechnungen und Personalkosten, Mittelabrufe, Umbuchungen und am Ende die Verwendungsnachweise. Bei Industrieaufträgen kommen Vertragsprüfung, Rechnungsstellung und Fragen der Umsatzsteuer und Trennungsrechnung hinzu.

Arbeitsalltag

Gearbeitet wird im Büro, überwiegend am Bildschirm mit Finanzsoftware wie SAP oder HIS sowie mit Tabellenkalkulation. Ein großer Teil der Zeit geht in das genaue Prüfen von Belegen, Förderbescheiden und Richtlinien. Hinzu kommt viel Kommunikation: Professorinnen, Projektmitarbeitende und Sekretariate fragen per Telefon und E-Mail nach, ob eine Ausgabe förderfähig ist oder wie viel Geld noch zur Verfügung steht. Auch der Kontakt zu Projektträgern und Prüfstellen gehört dazu, bei EU-Projekten oft auf Englisch. Die Arbeitszeiten sind in der Regel geregelt, meist mit Gleitzeit, und mobiles Arbeiten ist an vielen Einrichtungen möglich. Schicht- oder Wochenenddienste gibt es nicht. Zeitdruck entsteht vor allem zu festen Terminen: zum Jahresende, bei Abgabefristen für Verwendungsnachweise und bei Prüfungen durch Geldgeber oder Rechnungshof. Die Arbeit verlangt Sorgfalt, weil Fehler zu Rückforderungen führen können.

Perspektiven

Der Bedarf an Fachkräften ist stabil, weil der Anteil der Drittmittel an der Forschungsfinanzierung seit Jahren hoch ist. Viele Stellen sind unbefristet, ein Teil ist jedoch selbst projektfinanziert und deshalb befristet. Mit Erfahrung ist eine Spezialisierung möglich, etwa auf EU-Förderung oder Industrieverträge. Weiterbildungen im Haushalts- und Zuwendungsrecht oder ein berufsbegleitendes Studium im Verwaltungs- oder Wissenschaftsmanagement eröffnen den Weg in Teamleitungen, Referentenstellen im Forschungsservice oder in die Leitung eines Drittmittelsachgebiets.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die körperlichen Anforderungen sind gering: Es wird kaum gehoben, überwiegend gesessen, Wege beschränken sich meist auf das Gebäude. Entscheidend sind dauerhafte Bildschirmarbeit, konzentriertes Lesen von Zahlen und Texten, Telefonate und Beratungsgespräche sowie Fristdruck zu bestimmten Zeiten. Für Menschen mit Sehbehinderung helfen Vergrößerungssoftware, große Monitore, Screenreader und Braillezeilen; bei Fachanwendungen wie SAP ist oft eine Anpassung oder Einrichtung durch Fachleute nötig, die das Integrationsamt fördern kann. Bei Hörbehinderung lässt sich viel über E-Mail und schriftliche Abstimmung lösen, für Besprechungen sind technische Hörhilfen oder eine Arbeitsassistenz möglich. Höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und mobiles Arbeiten erleichtern die Arbeit bei Einschränkungen des Bewegungsapparats oder bei chronischen Erkrankungen. Da die meisten Arbeitgeber öffentlich sind, gelten dort die Einladungspflicht zum Vorstellungsgespräch und in der Regel Inklusionsvereinbarungen; eine Schwerbehindertenvertretung ist an Hochschulen fast immer vorhanden.