Was macht man in diesem Beruf?

Sachbearbeiter im Facility Management sorgen am Schreibtisch dafür, dass Gebäude funktionieren. Sie organisieren Reinigung, Wartung, Instandhaltung, Winterdienst, Sicherheitsdienste und Umzüge, holen Angebote ein, erteilen Aufträge und prüfen, ob die Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden. Ein großer Teil der Arbeit ist kaufmännisch: Rechnungen prüfen und kontieren, Verträge mit Dienstleistern verwalten, Nebenkosten und Budgets im Blick behalten. Hinzu kommt die Pflege von Daten in CAFM-Systemen, also Software zur Verwaltung von Flächen, Anlagen, Schlüsseln und Wartungsterminen. Sachbearbeiter nehmen außerdem Störungsmeldungen von Nutzern oder Mietern entgegen und leiten sie an Haustechnik oder Fremdfirmen weiter. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt eher auf dem technischen, dem infrastrukturellen oder dem kaufmännischen Gebäudemanagement.

Arbeitsalltag

Der Alltag findet überwiegend im Büro am Bildschirm statt, meist zu regulären Bürozeiten in Gleitzeit. Typisch sind E-Mails, Telefonate mit Dienstleistern und Nutzern, die Bearbeitung von Tickets im Störungsmanagement sowie die Arbeit mit Tabellenkalkulation, ERP- und CAFM-Programmen. Gelegentlich stehen Begehungen von Objekten, Abnahmen von Arbeiten oder die Begleitung von Handwerkern an, je nach Arbeitgeber auch Fahrten zwischen mehreren Standorten. Wenn mehrere Störungen gleichzeitig eingehen, Fristen für Prüfungen ablaufen oder Rechnungen zum Monatsende fertig sein müssen, entsteht Zeitdruck. Rufbereitschaft ist in der Sachbearbeitung selten, kommt bei kleinen Teams aber vor. Viel Kommunikation gehört dazu: Sachbearbeiter vermitteln zwischen Nutzern mit Anliegen, Dienstleistern mit eigenen Abläufen und der Kostenstelle, die das Budget vorgibt.

Perspektiven

Gebäude müssen dauerhaft betrieben werden, deshalb ist der Bedarf an kaufmännischen Kräften im Facility Management stabil. Arbeitgeber sind Facility-Dienstleister, Immobilienverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Industriebetriebe, Krankenhäuser, Hochschulen und Behörden mit eigener Liegenschaftsverwaltung. Steigende Anforderungen an Energieeffizienz, Betreiberverantwortung und Dokumentation erweitern das Aufgabenfeld. Weiterbildungen etwa zum Fachwirt für Facility Management, zum Immobilienfachwirt oder ein berufsbegleitendes Studium im Facility Management öffnen den Weg zu Objektleitung, Teamleitung oder Einkauf von Dienstleistungen.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die Tätigkeit ist überwiegend sitzende Bildschirmarbeit, körperlich schweres Heben fällt in der Regel nicht an. Wichtig sind längeres Arbeiten am Monitor, Telefonieren und der Umgang mit vielen gleichzeitigen Anfragen. Objektbegehungen erfordern Gehen und Treppensteigen, teils auf Baustellen oder in Technikräumen; in vielen Stellen lassen sie sich reduzieren oder an Kollegen abgeben. Für Termine an verschiedenen Standorten wird manchmal ein Führerschein verlangt, das sollte man in der Bewerbung klären. Hilfreich sind ein ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Tisch, Vergrößerungs- oder Screenreader-Software, Headsets oder Telefonverstärker und klare Vertretungsregeln bei Belastungsspitzen. Das Integrations- bzw. Inklusionsamt fördert technische Arbeitshilfen und Arbeitsassistenz, die Agentur für Arbeit kann einen Eingliederungszuschuss zahlen. Im öffentlichen Dienst, wo viele dieser Stellen angesiedelt sind, besteht nach § 165 SGB IX ein Anspruch auf Einladung zum Vorstellungsgespräch, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt.