Was macht man in diesem Beruf?

Sachbearbeiter im Einkauf sorgen dafür, dass ein Betrieb oder eine Verwaltung das bekommt, was für die Arbeit gebraucht wird: Büromaterial, IT-Geräte und Software, Fahrzeuge, Energie, Wartungs- und Reinigungsleistungen oder Material für die Produktion. Sie prüfen Bedarfsanforderungen aus den Fachabteilungen, holen Angebote ein, vergleichen Preise, Lieferzeiten und Qualität und lösen Bestellungen aus. In der Privatwirtschaft verhandeln sie Konditionen mit Lieferanten. Im öffentlichen Dienst steht das Vergaberecht im Mittelpunkt: Je nach Auftragswert sind Ausschreibungen nach den einschlägigen Vergabeordnungen vorzubereiten, Vergabeunterlagen zu erstellen, Angebote formal und inhaltlich zu werten und Vergabeentscheidungen zu dokumentieren. In größeren Einkaufsabteilungen ist die Arbeit oft nach Warengruppen aufgeteilt, etwa IT-Beschaffung, Fuhrpark oder Energie und Wartung.

Arbeitsalltag

Der Arbeitsplatz ist ein Büro, gearbeitet wird fast durchgehend am Bildschirm mit einem ERP-System wie SAP, mit Vergabeplattformen, E-Mail und Tabellenkalkulation. Typisch sind Telefonate und Abstimmungen mit Fachabteilungen und Lieferanten, das Pflegen von Stammdaten und Rahmenverträgen, das Nachverfolgen von Lieferterminen und die Klärung von Reklamationen oder Rechnungsdifferenzen. Die Arbeitszeit liegt meist in Gleitzeit an Werktagen, Schicht- oder Nachtarbeit gibt es kaum. Zeitdruck entsteht durch Fristen in Vergabeverfahren, eilige Bedarfe, Lieferengpässe und Haushaltsjahresenden, an denen Mittel gebunden werden müssen. Gelegentliche Termine bei Lieferanten oder Messen sind möglich, Reisen sind aber die Ausnahme. Viele Stellen erlauben teilweise mobiles Arbeiten.

Perspektiven

Einkauf wird in nahezu jeder Branche gebraucht, auch in Kommunen, Landes- und Bundesbehörden, Hochschulen und Kliniken. Fachkräfte mit Kenntnissen im Vergaberecht sind im öffentlichen Sektor gefragt, weil die Verfahren komplex sind und zunehmend elektronisch ablaufen. Mit Erfahrung ist der Wechsel in den strategischen Einkauf möglich, wo es um Warengruppenstrategien, Lieferantenauswahl und Marktanalysen geht. Aufstiegsfortbildungen wie der Geprüfte Fachkaufmann für Einkauf und Logistik oder der Fachwirt für Einkauf führen zu Positionen als Einkäufer, Gruppenleitung oder Leitung der Vergabestelle. Im öffentlichen Dienst eröffnet der Verwaltungslehrgang II höhere Entgeltgruppen.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend und bildschirmgebunden, körperlich schweres Heben oder langes Stehen fällt nicht an. Gefordert sind konzentriertes Arbeiten mit Zahlen und Texten, sorgfältiges Lesen umfangreicher Unterlagen sowie viel Kommunikation per Telefon und E-Mail. Für Menschen mit Seheinschränkung sind Vergrößerungssoftware, Screenreader und Braillezeile wichtige Hilfen; entscheidend ist, dass ERP-System und Vergabeplattform damit bedienbar sind, was vorab geprüft werden sollte. Bei Höreinschränkung helfen Headsets mit Verstärkung, Hörsysteme mit Anbindung an das Telefon und die Verlagerung von Absprachen in schriftliche Kanäle. Höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle und angepasste Eingabegeräte erleichtern die lange Bildschirmarbeit. Gleitzeit und mobiles Arbeiten erlauben es, Termine und Belastungsspitzen besser zu verteilen. Technische Arbeitshilfen und Arbeitsassistenz fördert das Integrations- bzw. Inklusionsamt, die Agentur für Arbeit kann bei Neueinstellungen einen Eingliederungszuschuss zahlen.