Wer im Jahresdurchschnitt mindestens 20 Arbeitsplätze hat, muss wenigstens 5 Prozent davon mit schwerbehinderten Menschen besetzen. Gelingt das nicht, wird für jeden unbesetzten Pflichtplatz die Ausgleichsabgabe fällig – selbst berechnet, jährlich bis zum 31. März. Seit 2024 ist die Abgabe für Arbeitgeber, die keinen einzigen schwerbehinderten Menschen beschäftigen, deutlich höher. Dieser Ratgeber erklärt die Rechenschritte, das Anzeigeverfahren und die Möglichkeiten, die Abgabe zu senken – vor allem durch Einstellungen, die ihrerseits umfangreich gefördert werden.

Die Beschäftigungspflicht nach § 154 SGB IX

Private und öffentliche Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen auf wenigstens 5 Prozent dieser Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen (§ 154 Abs. 1 SGB IX). Dabei sind schwerbehinderte Frauen besonders zu berücksichtigen. Gleichgestellte behinderte Menschen mit einem Grad der Behinderung (GdB) von 30 oder 40 zählen bei der Quote wie schwerbehinderte Menschen – wie die Gleichstellung funktioniert, erklärt der Ratgeber Gleichstellung bei GdB 30 oder 40.

Maßgeblich ist der Arbeitgeber als Rechtsträger, nicht der einzelne Betrieb oder die Filiale. Alle Betriebe und Dienststellen eines Unternehmens werden zusammengerechnet. Konzerne sind dagegen kein einheitlicher Arbeitgeber: Jede Konzerngesellschaft prüft ihre Pflicht für sich.

Schritt 1: Arbeitsplätze richtig zählen

Arbeitsplätze im Sinne des SGB IX sind alle Stellen, auf denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter sowie Auszubildende und andere zur beruflichen Bildung Eingestellte beschäftigt werden (§ 156 Abs. 1). Für die Berechnung der Pflichtquote gelten aber wichtige Ausnahmen:

• Ausbildungsplätze werden bei der Zahl der Arbeitsplätze nicht mitgezählt (§ 157 Abs. 1 SGB IX).
• Kurzzeitige oder geringe Beschäftigung: Stellen, die auf nicht mehr als acht Wochen befristet sind, und Stellen mit weniger als 18 Wochenstunden gelten nicht als Arbeitsplätze (§ 156 Abs. 3).
• Weitere Ausnahmen nennt § 156 Abs. 2, etwa Personen in Maßnahmen zur Teilhabe am Arbeitsleben oder Beschäftigte, die überwiegend aus karitativen oder religiösen Gründen tätig sind.

Gezählt wird monatlich. Aus den zwölf Monatswerten ergibt sich der Jahresdurchschnitt, der über die Beschäftigungspflicht entscheidet. Saisonschwankungen wirken sich also anteilig aus; ein einzelner Monat mit 20 Stellen löst die Pflicht noch nicht aus.

Schritt 2: Pflichtplätze berechnen und runden

Die Zahl der Pflichtarbeitsplätze ergibt sich aus 5 Prozent der monatlichen Arbeitsplätze. Für die Rundung gilt § 157 Abs. 2 SGB IX:

• Ab 60 Arbeitsplätzen: Bruchteile von 0,5 und mehr werden aufgerundet, kleinere Bruchteile abgerundet.
• Unter 60 Arbeitsplätzen: Es wird stets abgerundet.

Ein Arbeitgeber mit 39 Arbeitsplätzen hat damit einen Pflichtplatz (1,95 abgerundet), mit 40 bis 59 Arbeitsplätzen zwei. Bei 70 Arbeitsplätzen sind es 3,5 – aufgerundet vier.

Wer auf einen Pflichtplatz angerechnet wird

Angerechnet werden schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen, die auf einem Arbeitsplatz im Sinne des § 156 beschäftigt sind, grundsätzlich mit einem Pflichtplatz (§ 158 SGB IX). Auch Teilzeitbeschäftigte mit mindestens 18 Wochenstunden zählen voll. Wer wegen Art oder Schwere der Behinderung weniger als 18 Stunden arbeitet, wird ebenfalls angerechnet. Ein schwerbehinderter Arbeitgeber wird auf einen Pflichtplatz angerechnet.

Mehrfachanrechnung

Nach § 159 SGB IX kann die Agentur für Arbeit die Anrechnung eines schwerbehinderten Menschen auf bis zu drei Pflichtplätze zulassen, wenn dessen Teilhabe am Arbeitsleben auf besondere Schwierigkeiten stößt – etwa bei besonders betroffenen schwerbehinderten Menschen im Sinne des § 155. Schwerbehinderte Auszubildende werden automatisch auf zwei Pflichtplätze angerechnet; das gilt nach § 159 Abs. 2 auch im ersten Jahr einer anschließenden Übernahme in ein Arbeitsverhältnis beim selben Arbeitgeber. Die Mehrfachanrechnung muss für den Einzelfall beantragt bzw. in der Anzeige angegeben werden.

Schritt 3: Beschäftigungsquote und Staffelung der Abgabe

Die Ausgleichsabgabe wird je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz und Monat erhoben. Wie hoch der Monatsbetrag ist, hängt von der jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote ab – also davon, wie viel Prozent der Arbeitsplätze im Schnitt tatsächlich mit schwerbehinderten Menschen besetzt waren. Seit der Reform durch das Gesetz zur Förderung eines inklusiven Arbeitsmarkts gilt nach § 160 Abs. 2 SGB IX eine vierstufige Staffelung:

• Stufe 1: Beschäftigungsquote von 3 bis unter 5 Prozent – niedrigster Betrag.
• Stufe 2: Beschäftigungsquote von 2 bis unter 3 Prozent – mittlerer Betrag.
• Stufe 3: Beschäftigungsquote von mehr als 0 bis unter 2 Prozent – höherer Betrag.
• Stufe 4: Beschäftigungsquote von 0 Prozent – also kein einziger besetzter Pflichtplatz. Diese Stufe gibt es erst seit dem Erhebungsjahr 2024; der Betrag liegt etwa doppelt so hoch wie in Stufe 3.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten erhöhte Monatsbeträge je unbesetztem Pflichtplatz: 155 Euro (Stufe 1), 275 Euro (Stufe 2), 405 Euro (Stufe 3) und 815 Euro (Stufe 4). Zum ersten Mal fällig wurden sie mit der Anzeige für 2025, die bis zum 31. März 2026 abzugeben und zu bezahlen war; sie gelten auch für das laufende Jahr 2026. Für das Erhebungsjahr 2024 lagen die Sätze noch bei 140, 245, 360 und 720 Euro. Die Beträge werden nach § 160 Abs. 3 SGB IX an die Entwicklung der Bezugsgröße angepasst; Änderungen macht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Bundesanzeiger bekannt, aktuelle Übersichten bieten auch das Integrations- bzw. Inklusionsamt und REHADAT.

Erleichterungen für kleinere Arbeitgeber

Für Arbeitgeber mit weniger als 60 Arbeitsplätzen gelten nach § 160 Abs. 2 Satz 2 SGB IX Sonderregeln mit niedrigeren Beträgen:

• Weniger als 40 Arbeitsplätze (ein Pflichtplatz): Bei jahresdurchschnittlich weniger als einem besetzten Pflichtplatz gilt der niedrigste Satz; seit 2024 gibt es eine eigene, höhere Stufe für den Fall, dass gar kein Pflichtplatz besetzt ist (seit 2025: 155 Euro bzw. 235 Euro monatlich).
• Weniger als 60 Arbeitsplätze (zwei Pflichtplätze): Bei weniger als einem besetzten Pflichtplatz gilt der mittlere, bei einem bis unter zwei Pflichtplätzen der niedrigste Satz; auch hier gibt es eine eigene Stufe für null besetzte Pflichtplätze (seit 2025: 155 Euro, 275 Euro bzw. 465 Euro monatlich).

Auch diese Beträge unterliegen der Anpassung nach § 160 Abs. 3.

Rechenbeispiel

Ein Unternehmen hat im Jahresdurchschnitt 100 Arbeitsplätze, also fünf Pflichtplätze. Ganzjährig sind drei davon mit schwerbehinderten Menschen besetzt, die Beschäftigungsquote liegt bei 3 Prozent – Stufe 1. Zwei Pflichtplätze bleiben zwölf Monate unbesetzt: 2 × 12 = 24 unbesetzte Pflichtplatz-Monate. Mit dem seit 2025 geltenden Stufe-1-Betrag von 155 Euro ergibt das 3.720 Euro im Jahr. Wäre kein einziger Platz besetzt, fielen für fünf Pflichtplätze in Stufe 4 bereits 5 × 12 × 815 Euro = 48.900 Euro an. Das Beispiel zeigt: Die ersten Einstellungen haben die größte Wirkung.

Anzeige bis 31. März an die Agentur für Arbeit

Beschäftigungspflichtige Arbeitgeber müssen der für ihren Sitz zuständigen Agentur für Arbeit einmal jährlich bis spätestens 31. März die Daten des Vorjahres anzeigen (§ 163 Abs. 2 SGB IX). Dazu gehören die Zahl der Arbeitsplätze und der beschäftigten schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen je Monat, Mehrfachanrechnungen und die Berechnung der Ausgleichsabgabe. Beizufügen ist das nach § 163 Abs. 1 zu führende Verzeichnis der schwerbehinderten Beschäftigten.

• Übermittlung: in der Regel elektronisch, zum Beispiel mit der kostenlosen Software IW-Elan oder über die eServices der Bundesagentur für Arbeit.
• Kopien: Anzeige und Verzeichnis erhalten außerdem Betriebs- oder Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und der Inklusionsbeauftragte des Arbeitgebers.
• Kleinere Arbeitgeber: Wer weniger als 20 Arbeitsplätze hat, muss die Anzeige nur auf Anforderung der Agentur für Arbeit abgeben; das Verzeichnis ist trotzdem zu führen.

Wer die Anzeige nicht, falsch oder verspätet erstattet, handelt ordnungswidrig (§ 238 SGB IX). Unterbleibt sie, kann die Agentur für Arbeit die Daten zudem selbst feststellen – in der Regel nicht zum Vorteil des Arbeitgebers.

Zahlung an das Integrations- bzw. Inklusionsamt

Die Ausgleichsabgabe wird nicht festgesetzt und dann angefordert, sondern vom Arbeitgeber selbst berechnet und ebenfalls bis zum 31. März für das Vorjahr an das zuständige Integrationsamt gezahlt – in manchen Ländern heißt es Inklusionsamt (§ 160 Abs. 4 SGB IX). Bei Zahlungsrückstand erlässt das Integrationsamt einen Feststellungsbescheid; zusätzlich können Säumniszuschläge anfallen. Welche weiteren Aufgaben das Amt hat, beschreibt der Ratgeber Integrationsamt und Inklusionsamt: Aufgaben und Leistungen.

Aufträge an Werkstätten: Anrechnung nach § 223 SGB IX

Arbeitgeber, die Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen (einschließlich Blindenwerkstätten) vergeben, können 50 Prozent des auf die Arbeitsleistung der Werkstatt entfallenden Rechnungsbetrags auf die Ausgleichsabgabe anrechnen. Materialkosten zählen nicht mit; die Werkstatt weist den anrechenbaren Anteil auf der Rechnung aus. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Rechnung im jeweiligen Jahr bezahlt wurde. Ob und in welchem Umfang auch Aufträge an Inklusionsbetriebe angerechnet werden können, sollten Sie vor der Vergabe beim Integrationsamt klären – die Anrechnung nach § 223 ist an den Werkstattstatus gebunden.

Wofür die Mittel verwendet werden

Die Ausgleichsabgabe ist zweckgebunden und darf nur für besondere Leistungen zur Förderung der Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben eingesetzt werden (§ 160 Abs. 5 SGB IX). Seit der Reform 2024 fließen die Mittel ausschließlich in die Unterstützung von Beschäftigung auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt, nicht mehr in Einrichtungen. Der größte Teil verbleibt bei den Integrationsämtern, ein Anteil geht an den Ausgleichsfonds des Bundes. Aus diesen Mitteln werden unter anderem finanziert:

• Zuschüsse zur behinderungsgerechten Einrichtung von Arbeitsplätzen,
• Leistungen bei außergewöhnlichen Belastungen (Minderleistungsausgleich),
• Arbeitsassistenz und technische Arbeitshilfen,
• Integrationsfachdienste und Inklusionsbetriebe,
• die Einheitlichen Ansprechstellen für Arbeitgeber.

Anders gesagt: Wer schwerbehinderte Menschen beschäftigt, profitiert direkt vom Topf, in den andere einzahlen.

Förderungen statt Abgabe

Die wirtschaftlich sinnvollste Art, die Ausgleichsabgabe zu senken, ist eine Einstellung. Dafür gibt es ein dichtes Netz von Förderungen:

• Eingliederungszuschuss der Agentur für Arbeit: bei schwerbehinderten Menschen bis zu 70 Prozent des berücksichtigungsfähigen Arbeitsentgelts für bis zu 24 Monate, bei besonders betroffenen oder älteren schwerbehinderten Menschen länger. Wichtig: Der Antrag muss vor Abschluss des Arbeitsvertrags gestellt werden. Details im Ratgeber Lohnkostenzuschuss und Eingliederungszuschuss.
• Leistungen des Integrationsamts: Zuschüsse zur Arbeitsplatzausstattung, Minderleistungsausgleich, Arbeitsassistenz und technische Beratung – auch für bestehende Arbeitsverhältnisse. Welche Hilfsmittel gefördert werden, zeigt der Ratgeber Barrierefreier Arbeitsplatz und Hilfsmittel.
• Probebeschäftigung und Ausbildungszuschüsse: Die Agentur für Arbeit kann die Kosten einer befristeten Probebeschäftigung übernehmen und die Ausbildung schwerbehinderter junger Menschen bezuschussen – die zudem doppelt auf die Quote zählt.

Einheitliche Ansprechstellen für Arbeitgeber (§ 185a SGB IX)

Seit 2022 gibt es in allen Ländern Einheitliche Ansprechstellen für Arbeitgeber (EAA). Sie informieren, beraten und unterstützen Arbeitgeber bei der Ausbildung, Einstellung und Beschäftigung schwerbehinderter Menschen – kostenlos, trägerübergreifend und ohne dass Sie selbst herausfinden müssen, welcher Leistungsträger zuständig ist. Die EAA lotsen zu Agentur für Arbeit, Integrationsamt, Rentenversicherung und anderen Stellen und helfen bei Anträgen. Gerade für Betriebe, die zum ersten Mal einstellen, ist das der schnellste Einstieg.

Praxis: So finden Sie schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber

Viele Arbeitgeber zahlen die Abgabe nicht aus Überzeugung, sondern weil sie keine passenden Bewerbungen erhalten. Einige Hebel helfen:

• Stellenanzeigen ausdrücklich öffnen: Ein ernst gemeinter Satz, dass Bewerbungen schwerbehinderter Menschen willkommen sind, ein Hinweis auf Barrierefreiheit und eine Ansprechperson senken die Hemmschwelle deutlich. Anregungen gibt der Ratgeber Inklusive Arbeitgeber und Stellenanzeigen.
• Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit einbinden: Freie Stellen können der Agentur gemeldet werden, deren Fachvermittlung für schwerbehinderte Menschen gezielt Vorschläge macht. Öffentliche Arbeitgeber sind dazu nach § 165 SGB IX ohnehin verpflichtet.
• Integrationsfachdienste und EAA nutzen: Sie kennen Bewerberinnen und Bewerber aus Reha-Maßnahmen und begleiten die Einarbeitung.
• Anforderungsprofile prüfen: Muss jede Anforderung wirklich sein, oder lässt sich eine Tätigkeit anders zuschneiden? Viele Einschränkungen spielen am konkreten Arbeitsplatz keine Rolle.
• Spezialisierte Jobbörsen nutzen: Auf schwerbehindert.org können Arbeitgeber Stellenanzeigen kostenlos schalten und erreichen damit Menschen, die gezielt nach Arbeitgebern mit offener Haltung suchen. Einen Überblick über Tätigkeiten und Gehälter bietet außerdem der Berufe-Katalog.

Achten Sie auf die gesetzlichen Pflichten im Verfahren: Arbeitgeber müssen prüfen, ob freie Stellen mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden können, und die Schwerbehindertenvertretung beteiligen (§ 164 Abs. 1 SGB IX). Nach der Einstellung gilt der besondere Kündigungsschutz erst nach sechs Monaten Beschäftigung – eine Einstellung ist also kein unkalkulierbares Risiko.

Häufige Fragen (FAQ)

Ab wie vielen Mitarbeitenden muss man Ausgleichsabgabe zahlen?

Die Beschäftigungspflicht beginnt bei jahresdurchschnittlich monatlich 20 Arbeitsplätzen. Ausbildungsplätze, Stellen mit weniger als 18 Wochenstunden und Befristungen bis zu acht Wochen zählen dabei nicht mit. Die Zahl der Köpfe im Unternehmen kann deshalb deutlich über der maßgeblichen Zahl der Arbeitsplätze liegen.

Wie hoch ist die Ausgleichsabgabe?

Sie wird je unbesetztem Pflichtplatz und Monat erhoben und ist nach der Beschäftigungsquote in vier Stufen gestaffelt; für kleinere Arbeitgeber gelten niedrigere Sätze. Seit 2025 betragen die Monatsbeträge 155, 275, 405 und 815 Euro (fällig erstmals mit der Anzeige bis 31. März 2026). Die Beträge werden regelmäßig angepasst – maßgeblich ist die aktuelle Bekanntmachung im Bundesanzeiger.

Wann ist die Ausgleichsabgabe fällig?

Bis zum 31. März des Folgejahres. Bis zu diesem Tag müssen Sie die Anzeige bei der Agentur für Arbeit einreichen und die selbst berechnete Abgabe an das Integrations- bzw. Inklusionsamt überweisen.

Befreit die Zahlung von der Beschäftigungspflicht?

Nein. § 160 Abs. 1 SGB IX stellt ausdrücklich klar, dass die Zahlung die Pflicht zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen nicht aufhebt. Die Abgabe ist ein Ausgleich, kein Freikauf.

Zählen gleichgestellte Beschäftigte mit GdB 30 oder 40?

Ja. Behinderte Menschen, die von der Agentur für Arbeit gleichgestellt wurden, werden auf die Pflichtplätze angerechnet wie schwerbehinderte Menschen. Ein GdB von 30 oder 40 ohne Gleichstellung genügt dagegen nicht.

Kann ich Aufträge an Werkstätten anrechnen?

Ja, nach § 223 SGB IX die Hälfte des Rechnungsbetrags, der auf die Arbeitsleistung einer anerkannten Werkstatt für behinderte Menschen entfällt. Der anrechenbare Anteil steht auf der Rechnung; die Anrechnung erfolgt bei der Berechnung der Abgabe.

Wo finde ich die aktuellen Beträge?

Beim zuständigen Integrations- bzw. Inklusionsamt, in der Bekanntmachung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Bundesanzeiger und bei REHADAT, dem Informationsportal zu beruflicher Teilhabe. Auch IW-Elan rechnet mit den jeweils gültigen Sätzen.

Fazit

Die Ausgleichsabgabe folgt einer klaren Logik: Arbeitsplätze monatlich zählen, Pflichtplätze nach 5 Prozent berechnen und richtig runden, besetzte Plätze samt Mehrfachanrechnung abziehen, die Beschäftigungsquote bestimmen und den passenden Satz ansetzen. Anzeige und Zahlung sind bis zum 31. März fällig. Seit 2024 ist es besonders teuer, gar keinen schwerbehinderten Menschen zu beschäftigen. Wer stattdessen einstellt, senkt nicht nur die Abgabe, sondern kann Lohnkostenzuschüsse, Ausstattungsförderung und kostenlose Beratung durch die Einheitlichen Ansprechstellen nutzen.