Was macht man in diesem Beruf?

Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Veranstaltungsmanagement sorgen dafür, dass interne und externe Veranstaltungen geplant, durchgeführt und abgerechnet werden. Dazu gehören Fachtagungen, Schulungen, Gremiensitzungen, Messeauftritte, Jubiläen oder Informationstage. Sie stimmen Termine und Inhalte mit den Fachabteilungen ab, buchen Räume, Technik und Catering, holen Angebote ein und vergeben Aufträge. Im öffentlichen Dienst müssen dabei Haushalts- und Vergaberecht beachtet werden. Sie verwalten Anmeldungen, versenden Einladungen und Teilnahmeunterlagen, organisieren Reisen und Übernachtungen für Referierende und prüfen Rechnungen. Nach der Veranstaltung werten sie Rückmeldungen aus und erstellen Abrechnungen und Berichte.

Arbeitsalltag

Der größte Teil der Arbeit findet am Bildschirm im Büro statt: E-Mails, Telefonate mit Hotels, Tagungsstätten und Dienstleistern, die Pflege von Teilnehmerlisten in Veranstaltungs- oder Anmeldesoftware, Tabellenkalkulation für Budgets und das Schreiben von Vermerken und Verträgen. Viele Arbeitgeber ermöglichen mobiles Arbeiten für Teile der Tätigkeit. Die Arbeitszeit ist meist geregelt und liegt im Rahmen der Gleitzeit. Vor großen Veranstaltungen steigt der Zeitdruck deutlich, kurzfristige Absagen oder Änderungen müssen schnell aufgefangen werden. Am Veranstaltungstag selbst gehören Aufbau, Betreuung des Empfangs, Ansprechbarkeit für Gäste und Dienstleister sowie gelegentlich Abend- oder Wochenendtermine dazu. Bei auswärtigen Veranstaltungen fallen Dienstreisen an. Dabei wird länger gestanden und gegangen, und Tagungsmaterial muss transportiert werden.

Perspektiven

Veranstaltungen bleiben für Behörden, Sozialversicherungsträger, Hochschulen, Verbände und Unternehmen ein fester Bestandteil der Öffentlichkeitsarbeit und Fortbildung. Hinzugekommen sind Online- und Hybridformate, für die Kenntnisse in Videokonferenz- und Streamingtechnik gefragt sind. Mit Erfahrung ist der Wechsel in eine Teamleitung, in die Projektleitung größerer Kongresse oder in angrenzende Bereiche wie Protokoll, Öffentlichkeitsarbeit oder Fortbildungsorganisation möglich. Im öffentlichen Dienst eröffnet ein Verwaltungslehrgang oder eine Fortbildung zum Verwaltungsfachwirt den Aufstieg in höhere Entgeltgruppen. Stellen sind häufig auch befristet, etwa als Projekt- oder Elternzeitvertretung ausgeschrieben.

Mit Schwerbehinderung in diesem Beruf

Die Tätigkeit verlangt vor allem lange Bildschirmarbeit, viel Telefon- und E-Mail-Kontakt, sorgfältiges Arbeiten mit Zahlen und Fristen sowie Belastbarkeit in Spitzenzeiten. Körperlich fordernd sind vor allem die Einsätze vor Ort: Stehen, Gehen in Tagungsgebäuden, Tragen von Material und Reisen. In vielen Teams lassen sich diese Aufgaben verteilen, sodass der Schwerpunkt auf Planung, Vertragswesen und Abrechnung liegen kann. Für die Büroarbeit helfen je nach Bedarf Bildschirmlesegeräte, Vergrößerungssoftware, Sprachausgabe, Spracherkennung, ergonomische Eingabegeräte, höhenverstellbare Tische oder Headsets mit Verstärkung. Das Integrations- bzw. Inklusionsamt kann solche technischen Arbeitshilfen sowie eine Arbeitsassistenz fördern, die Agentur für Arbeit oder die Rentenversicherung kommen für Leistungen zur Teilhabe in Betracht. Öffentliche Arbeitgeber, die diesen Beruf häufig ausschreiben, müssen schwerbehinderte Bewerbende mit passender Eignung zum Vorstellungsgespräch einladen. Bei Veranstaltungsspitzen ist die Freistellung von Mehrarbeit ein wichtiges Recht. Die Schwerbehindertenvertretung unterstützt bei der Abstimmung von Arbeitszeiten und Aufgabenverteilung.